こんにちは。
今回はビジネス手帳についてお話ししたいと思います。
ビジネス手帳はスケジュール帳とも呼ばれています。
新社会人の方や学生の方はスケジュール帳のほうがピンとくるかもしれませんね。
書店の文具売り場には毎年12月や3月頃になるとビジネス手帳がところ狭しと売られています。
ビジネス手帳は今も昔も変わらず、社会人がスケジュール管理を行う上で欠かせないツールです。
最近では、特に若い人はスケジュール管理をスマートフォンで行っているのをよく見かけますね。
スケジュール管理は今・現在の仕事をうまく進めるためだけでなく、将来的にも必要不可欠な要素です。
これまでスケジュール管理がおおざっぱだった人でも、ご安心ください^^
ビジネス手帳を使い始めると、自然にスケジュール管理の能力が身についていきます。
今回、新社会人や学生の方向けにビジネス手帳のおすすめの使い方についてご紹介します。
おすすめの使い方の話に入る前にビジネス手帳の最近の状況などの基本について簡単にご紹介しておきたいと思います。
ビジネス手帳が必要な仕事や使い方
ビジネス手帳をどうしても持ったほうがいい人
ビジネス手帳はだれもが必要というわけではありません。
例えば、毎日、同じ作業を行うルーティンワーク系のお仕事の人など。
ではビジネス手帳をどうしても持ったほうがいい人とは？ですが、次のような方です。
ビジネス手帳が必要な人＝スケジュール管理をしないと仕事にならない状況の人
具体的には次のような人です。
- 規模がそこそこ大きい会社（中堅企業、大企業）に勤めている人
- 中小企業の中間管理職以上の役職についている人
- 会社の規模とか関係なく外回りの営業職の人
200人～300人の中堅企業以上の規模の会社に勤めている人は立場や役職に関係なく、スケジュール管理は必要になってきます。
理由はある程度の規模以上の会社になると、立場とか関係なく、会議やイベントが目白押しなためです。
メインの仕事の会議に加え、それ以外の仕事も平行して、こなさなくてはなりません。
メインの仕事以外の例としては、様々な教育や講習、品質管理活動(QCサークル活動)などがあります。
これは新社会人も例外ではありません。
メインの仕事の会議も新社会人とはいえ、議事録要員として出席を求められる場合もあります。
ただ、こういった状況も会社の方針によってかわります。
従来のやり方を重視するような会社は前で述べたような状況は覚悟しておいたほうがいいでしょう。
一方でITベンチャーや外資系などのような従来のやり方にとらわれない会社は合理性を重視して、本当に必要な会議しかしない傾向にあります。
しかし、不思議なことにこういったところで働く社員の多くは、会議の準備で苦労する環境ではないものの、スマートフォンやパソコンを使ったスケジュール管理を自発的に行っているという印象です。
あと、中小企業では新社会人など役職についていない人は会議に頻繁に出るということは多くありません。
会議に出席するのは、必要最小限のメンバーでそれ以外はメインの仕事に集中せよ、ということですね。
このため、スケジュール管理が必ずしも必要というわけではありません。
中小企業で中間管理職以上の役職についている人は会議に出席する機会が多いので、スケジュール管理は必要です。
外回りの営業職の人は会社の規模に関係なくスケジュール管理は昔も今も必要です。
営業経験はありませんが、過去にいた会社の様子をみていると、外回りの営業職の人は一日に得意先や取引先を何件も掛け持ちで毎日、時間単位で行動する方が多かった記憶があります。
ビジネス手帳の種類やサイズ
次に最近のビジネス手帳の種類と特徴について簡単にみてみましょう。
本記事では、 7種類、紹介しますが、よく見かけるものはそのうち 4種類です。
この 4種類が個人的には入門者におすすめです。
ということでよく使われているものとそうでないものの 2グループにわけてみていきましょう。
【よく見かけるもの】
- マンスリータイプ
- 週間バーチカルタイプ
- 週間レフトタイプ
- 週間ホリゾンタルタイプ
マンスリータイプはなんといっても一目で 1カ月の予定を把握できるのが特徴です。
これは本記事の執筆時点で、私が愛用しているものでもあります^^
週間バーチカルタイプは縦軸が時間、横軸が日にちを表します。
このため、分単位のスケジュールの管理に向いているのが特徴です。
このタイプのものは私は使用したことがありません。
分単位刻みの仕事を経験したことがないもので^^;
週間レフトタイプはなんといっても右側に自由に書けるフリースペースがあるのが特徴です。
フリースペースには、今週の目標やTODOリストなどを記入することが一般的です。
その他としては左ページの 1週間の日にちの区切り線を右ページまで延長して、各日にちごとのメモ用に使う人もいました。
私自身、このタイプは新社会人の頃、愛用しておりました。
右ページのフリースペースがあることで、書くスペースがなくなるという心配から解放されて気が楽になったことを覚えています。
週間ホリゾンタルタイプは週間レフトタイプよりもフリースペースが中途半端に小さくなっている印象です。
しかし、 1日ごとのスペースが広いため、1日のスケジュールをしっかり書きたい方はおすすめです。
私自身、このタイプは使ったことがありますが、会議や打ち合わせがない日が続くと、無駄に空白ができてしまうことがもったいなく感じ、変更した記憶があります^^;
【あまり見かけないもの】
- 週間ブロックタイプ
- 1日1ページタイプ
- ガントチャートタイプ
上の3つのタイプは個人的は使った経験がありません。
書店でも、あまり見かけたことがありませんね。
週間ブロックタイプは週間ホリゾンタルタイプと日にち欄の形以外は特徴は同じといえます。
1日1ページタイプはインパクト強いなと思われた方もいるかもしれません（笑）
仕事のスケジュール管理というよりも、ライフログなど日記に近い使い方が向いていると思っています。
ガントチャートタイプは縦軸が仕事内容で横軸が日にちとなっています。
スケジュール帳というより、工程表を作成するのに向いていますが、使い方が決まっているので、入門者向けではありませんね。
新入社員など初心者向けのビジネス手帳の種類やサイズの選び方
入門者におすすめの種類ですが、ズバリ週間レフトタイプです。
これは私が新社会人の時も使っておりました。
今では私はマンスリータイプに落ち着いておりますが、新社会人の時は、1日1日が大変で、1日のスケジュールがある程度、しっかり書けるものがいいと思っていました。
しっかり書けるといっても、書きづらい内容も出てくるでしょう。
例えば、週をまたがる課題の提出期限など。
そのような場合は、右ページのフリースペースに書いていましたね。
しかし、やがて1日のスケジュールはそんなにしっかり書かなくなるときが来るでしょう。
そのときはマンスリータイプがおすすめです。
続いて色はビジネスシーンでは国内では黒色または茶色が無難ではあります。
しかし、これは社風によるので、先輩社員などに相談してみてもいいかもしれません。
私は新社会人のとき、社風を意識せず、明るいブルー色のものを使っていました。
手帳はそれほど気にしなくても大丈夫だろうと思っていましたが、会議に出席したとき、周囲はほとんど、黒色やグレーばかりで、自分だけ、やたら明るいブルー色。。。
自分だけ浮いている感じがして、会議に集中できなかった記憶があります^^;
サイズはA5（148×210mm）サイズがおすすめです。
近いB6（128×182mm）サイズと並んで人気でもありますね。
ページが広くで書きやすく、かばんにもすっぽり収まり携帯性も抜群です。
後、意外に忘れやすいのがプライベートの予定もしっかり記入しましょう。
例えば、土日の通院予定、会社の飲み会、友人との遊びの予定など。
急な仕事と個人の予定がブッキングしてしまったのに、後で気づいてしまうという事態を防ぐことができます。
最後に手帳は毎朝、見る習慣をつけるとよいのではと思います。
ただ、ぼーと眺めるだけでもOKです。
こういった日々の習慣が、緊迫した重要な打ち合わせの途中でも無意識に手帳で確認できるようになるでしょう。
この繰り返しで自然にスケジュール管理の能力がついていきます。
ビジネス手帳は種類やサイズが豊富なので自分にあった選び方を探していけばいいでしょう
入門者向けのビジネス手帳のおすすめの使い方についてご紹介してきましたが、大切なことはビジネス手帳を使うということを始めていただきたいと思っています。
今やスケジュール管理はビジネス手帳を使わなくてもスマートフォンでも行えるご時世です。
MacパソコンとiPhoneを自在に操りながら、スケジュールを管理している見た目にスマートな人も増えてきています^^
ですが、少なくとも一番、最初はビジネス手帳から入ることがいいと思っています。
スマートフォンでスケジュール管理を行いたいという人も、スマートフォンのスケジュール管理アプリは従来のビジネス手帳がベースに作られているので、最初に本物のビジネス手帳を経験することは本当に役立つアプリの選択などにつながると思っています。
ということでこれまでビジネス手帳を一度も使ったことがない人は、一度は使ってみてくださいね。
その際に、今回、ご紹介した入門者向けのビジネス手帳のおすすめの使い方などを参考にしていただければと思っています。