価値ある議事録の書き方のコツ、要点を聞き逃さないためのコツ

こんにちは。

今年の春、私の勤め先にも新入社員が入ってきて、昔の自分とも重ねて、初々しいなと思いながら、数ヶ月がたちました。

会社にもよると思いますが、じっくり育てていく会社もあれば、なるべく早く戦力にと、早い段階で負荷の高い仕事を任す会社もあります。
私のところはどちらというと後者ですね^^;

そして、案の定というべきか、数ヶ月たつと新入社員の人たちの顔から笑顔は消え、どことなく生気も感じられない。。。

その要因の一つとして、会議の議事録で苦労しているようでした。
付き添いの先輩にみせては修正され、励まされというやりとりを見ていると、中にはどうも、精神論的な説明にも聞こえたりすることもあります。

私も中途社員で入社した1年目は議事録を作ることが多かったので、少し苦労がわかります。
そこで今回、利用価値のある議事録の書き方のコツについて自身の経験を交えながら、ご紹介していきたいと思います。
ポイントはズバリ、要点の拾い方です。

議事録の書き方のコツを学ぶ前に基本ポイントを確認しよう

議事録の書き方がわからないと悩む場合、意外にその目的など勘違いしている人も多いので、確認しておきたいと思います。

• 利用価値ある議事録とは
• 議事録の会話形式やＴＯＤＯ形式とは

利用価値ある議事録はズバリ、後でその内容から『決定したこと』と『するべきこと（ＴＯＤＯ）』が取り出せるかです。
もちろん、それ以外の議事録の目的はあります。

「情報を共有する。」
「言った、言わないのすれ違いを防ぐ。」など

しかし、後で上司や同僚が議事録から知りたいことは、細かい話のやり取りよりも『決定したこと』と『するべきこと（ＴＯＤＯ）』、つまり要点なんです。

極論をいえば、要点と全く関係がない内容は書かなくてもよいと思っています。
最近の部署の雰囲気や状況など議題に関係ないことは全くもって不要です。

次に議事録には大きく会話形式やＴＯＤＯ形式があります。

会話形式の議事録は会議中の会話を記録するものです。
発言者の名前や要点も後でわかるようにする必要があるので、より早く正確なタイピング技術がものをいう書き方でもあります。
発言者の名前はかな変換を楽にしてくれるMicrosft IMEなどへの事前登録がおすすめです。

ＴＯＤＯ形式の議事録はするべきこと（ＴＯＤＯ）を中心に記載したものです。
とはいってももう一つの要点の『決定したこと』ももちろん必要です。
見た目的には箇条書きで書かれることが多いのが特徴です。
最後に「・・・すること」と体言止めすることが多いですね。

議事録はこのように会話形式やＴＯＤＯ形式に大きく分類されるのですが、細かい部分では参加するグループやプロジェクトによって多種多様です。
そのため、もし過去の議事録があるのであれば、大枠の部分はコピペで再利用したほうがよいでしょう。
同じ書き方のほうが、同じグループの上司が後で見たとき、理解しやすいでしょう。

この章の締めとして参考までに私の書き方をご紹介します。

要点をとらえた議事録の書き方のコツ

利用価値ある議事録はズバリ、その内容から『決定したこと』と『するべきこと（ＴＯＤＯ）』、すなわち要点がわかるかどうかでした。

そこで会議の会話の中から要点を拾うコツをご紹介します。

• 最低限、書くべき内容とコツをおさえる。
• わからない内容はとりあえず残しておく。
• タイピングミスを気にしすぎない。
• タイピングに自信がない人はＡ４のクリップボードを横におく。

最低限、書くべき内容とコツをおさえましょう。
ここでいう書くべき内容とはズバリ、要点のことです。
少なくとも、次の点だけ残していれば、利用価値のある議事録として成立します。

決定したこと・・・
課長、係長クラスなどの決定権がある参加者の発言は聞き逃さないようにしましょう。
会議中の発言内容の中に必ず、決定を意味する発言があります。
若手など決定権がない人は、提案はしますが、要点となるかどうかは不明です。
その提案が採用されるかどうかの決定は、決定権がある参加者によりますので。

しかし、実はそう単純ではないケースがあります。
決定権がない人の提案に対して、うなずいたり、「わかった」などの一言で決まる場合です。
こういうこともあるので、決定権がある参加者の発言だけに集中するということもできないところが歯がゆいところです。
対策としては議論が白熱した提案内容は最終決定される可能性があるので"集中モード"を高めましょう^^

するべきこと（ＴＯＤＯ）・・・
『するべきこと（ＴＯＤＯ）』も『決定したこと』とコツは同じです。
それ以外では次のようなＱ＆Ａの会話が出た時はＴＯＤＯになる可能性があるので"集中モード"を高めましょう^^

「この効果を調べといて」
「わかりました。」

「これどういうこと？」
「後で調べて、メールでお知らせします。」

「・・・したほうがいいかなー」
「検討してみます。」

今後の予定・・・
次回の会議予定など今後の予定については会議の最後に改めて主催者から発言があるので、その内容を聞き逃さないにすればよいでしょう。

次に会議中、よくわからない内容が出た時はとりあえずその内容を残しておきましょう。
直前に議事録を頼まれたりすると、内容を知らないまま、参加する場合もあると思います。
会議中、よくわからない点はとりあえず残し、？マークなどで後で不明点であることがわかるようにし、会議後に同席していた人に確認すればよいでしょう。
会議中、質疑応答で確認の機会があれば、そこで確認しましょう。

タイピングミスを気にしすぎないようにしましょう。
タイピングミスの修正ばかりに気を取られていると、要点を聞き逃すリスクがあります。
タイピングミスした箇所は会議後、修正すればいいやぐらいの気持ちでのぞむことがおすすめです。

自分のタイピングミスは後でもその内容は思い出せるものです。
例えば、今回、私はこの記事の作成中のタイピングミスは次のような感じですが、後で問題なく、まとめて修正しまいた。

タイぴｐンぐ
→タイピング

タイピングモス
→タイピングミス

・・・したほうがいいい
→・・・したほうがいい

かいｓっや
→会社

議事録要
→議事録用

ホワイト」ボード
→ホワイトボード

ー＞は→

などなど

次にタイピングに自信がない人は裏書を閉じたＡ４のクリップボードを横におくと安心です。
タイピングが間に合わないと思った時は無理せず、手書きで残しましょう。

私の経験上、走り書きでも、当時の状況は十分、思い出せます。
もちろんタイピングに自信がある人でも有効です。
途中でノートパソコンのバッテリー切れや突然、画面が固まったりすることもありますからね。

議事録の書き方のコツで紹介した内容をレベルアップさせてくれるスキル

最後に議事録作成で役立つスキルをご紹介します。

• ブラインドタッチ
• きれいに写真をとること

ブラインドタッチはキーボードを見ないで、タイピングできるようになることです。
いうまでもありませんが、タイピングに余裕ができればできるほど、要点を拾うことに集中できます。

究極の理想のレベルは無意識に指を動かしながら、会話にも参加するといったところですが、ここまでは正直必要ありません。
ほしいレベルとしてはブラインドタッチの基本、キーボードを見ないで、タイピングできるようになればＯＫです。

ブラインドタッチを始めたばかりの人は無理せず、キーボードを見て入力しても構いません。
しかし、どうせならブラインドタッチの実践練習の場としても利用しちゃいましょう^^
ブラインドタッチは場数に比例して上手になります。

あと、ボイスレコーダーを使えばいいのではという声もあります。
しかし、最近、個人情報などの情報漏洩が問題になったりして、ボイスレコーダーも気軽に使えないことが多いです。

少なくとも私は私物のボイスレコーダーで会議内容を記録している状況は見たことがありません。
しかし、会社によっては議事録用のボイスレコーダーが利用できる場合もあるので、不安であれば、聞いてみてもいいでしょう。

しかし、議事録は会議中に完成させるというのが理想です。
このため、なるべくボイスレコーダーに頼りすぎないほうがよいでしょう。

きれいに写真をとること、いわゆる写メが上手なことも役にたちます。
というのはホワイトボードの写真を頼まれることが多いためです。

この写真は議事録の補足資料として一緒に保存されることになります。
最低限、必要なことは切れているところがないことと書いてあることがが判別できることです。
写真をとったら、必ず一度、出来具合を確認しましょう。

最近はデジカメではなく、スマートフォンのカメラを使う人も多くなった印象です。

普段、慣れている人、特にアウトドア派の若い人などは片手一発できれいにとるので、いつもすごいなーと感心しています。
一方で手振れで何回も取り直す人もいます^^;

最後に

議事録の書き方のコツについてご紹介してきましたが、その中で一番、お伝えしたかったことは、利用価値がある議事録を作りましょうということです。

利用価値がある議事録は後で上司や同僚がみた時に『決定したこと』と『するべきこと（ＴＯＤＯ）』の要点が一目でわかるように書かれているものでした。

しかし、メリットはそれだけではありません。
議事録の出来、不出来は上司も気にしており、その後の出世などの立ち位置にも影響することもあります。
役職が高く普段、仕事ができる印象があった方の議事録を見る機会があった時、個人用のメモ？と見えるものもありましたが、よく読むと要点はキッチリ抑えられていることが多かったですね。

また議事録は新入社員や若手の仕事と思われがちですが、一生、付きまとうものです。
高い役職についても、会議の参加メンバーでは一番下ということも、普通にあるので、議事録作成のスキルは一生、必要になるものです。

後に頭ではわかっていても、やはり実践ではできないことが多いんですよね。
やはり場数を含むことによる慣れは必要です。
今回、ご紹介したことを意識しながら、場数を踏むと慣れるのも早いのではと思っています。